Sabemos que muitas empresas sofrem com a qualificação indevida de suas mensagens como Spam. Muitas vezes, mesmo enviando suas mensagens somente para usuários cadastrados em suas listas, os provedores de email, ou até mesmo os próprios usuários podem acabar classificando mensagens legítimas como Spam.

Mas, existe alguma maneira de evitar isso? Aqui vão algumas dicas para que suas mensagens cheguem na caixa de entrada dos usuários e seus domínios não corram o risco de entrarem em blacklist.

1.       Ao inserir contatos em suas listas, seja criterioso!

Você precisa prestar atenção na fonte que utiliza para captar os endereços dos usuários presentes em suas listas. A recomendação mais importante é: NUNCA COMPRE LISTAS! Para sua própria segurança e para garantir o sucesso de suas campanhas é importante que você mesmo crie e organize sua base de contatos de acordo com o interesse de cada usuário. Com uma lista 100% opt-in, você consegue saber como os usuários passaram a integrar suas listas, o que facilita a identificação de quais endereços estão reportando suas mensagens como Spam.

 2.       Respeite a liberdade de escolha do usuário

É muito importante que o usuário sinta-se livre para solicitar ou cancelar o recebimento de suas mensagens. É preciso oferecer a este usuário a opção de descadastro, por isso, além de poder solicitar a remoção de suas bases através do site,  todas as mensagens que você envia precisam, necessariamente, apresentar um link de opt-out eficiente, de modo com que, ao clicar nesse link, o usuário seja de fato excluído de suas listas e pare de receber suas mensagens.

 3.       Verifique a autenticidade dos endereços cadastrados

Existem muitos casos de endereços de emails falsos. Às vezes, esses endereços falsos podem ser Spamtraps que são armadilhas criadas pelos próprios provedores de email para verificar se você não está enviando spam, mas em alguns casos, pessoas podem cadastrar o endereço de outras e se você não confirmar a autenticidade desse cadastro, poderá estar deixando sua lista repleta de endereços que, de fato, não querem receber suas mensagens. Para confirmar a origem de seus cadastros a melhor opção é o Double Opt-in, processo de cadastro onde os usuários precisam confirmar o desejo de receber suas mensagens através de um link presente em um email de confirmação enviado durante o processo de cadastro. Com o Double Opt-in, somente após clicar nesse link é que o usuário passa a integrar suas listas.

Seguindo esses passos, certamente as denúncias de Spam contra seus domínios reduzirão e você estará seguindo as boas práticas do email marketing. Lembre-se: Quanto melhor for o seu relacionamento com sua base de emails, melhor será sua reputação perante os provedores, além disso, você terá a certeza de que as pessoas que estão recebendo seus emails estão interessadas em seus conteúdos, o que elevará a taxa de abertura de suas campanhas, e consequentemente, sua taxa de conversão.

Por Bárbara Gengo, Analista de Comunicação da All In Mail.

Se você envia newslettes ou emails promocionais, certamente já deve ter ouvido falar da importância do opt-in. Mas afinal, o que é isso? O opt-in é o termo empregado para as regras de envio de emails que definem que é proibido mandar email marketing sem a concordância prévia por parte do destinatário. Todas as empresas que utilizam o email marketing como ferramenta de marketing para se comunicarem com seus clientes, precisam preocupar-se com a forma com que estão inserindo os contatos em suas listas. O armazenamento dos dados cadastrais dos usuários garantem o respaldo legal necessário para assegurar que não estão enviando Spam.

Existem várias maneiras seguras de inserir usuários em suas listas. As três mais indicadas são

1.      Double Opt-in

O Double Opt-in pode ser definido como um email com uma URL verificável, que tem o papel de confirmar a autorização que os usuários concederam a uma determinada empresa enviar suas mensagens para seu email. Com este sistema, o processo de cadastro dos usuários em seu site é dividido em duas etapas. Na primeira, ao efetuar o cadastro em seu site, o usuário pode marcar a opção de receber seus emails. Feito isso passamos para a segunda etapa, que é quando esse usuário recebe uma mensagem de boas vindas do seu site contendo um link para a ativação do cadastro. Ao clicar neste link o usuário é redirecionado à sua página, para só então, confirmar e completar o processo de cadastro. Somente após essas etapas é que o endereço dele passa a fazer parte de suas listas. Este processo oferece dois níveis de segurança, pois evita que usuários sejam cadastrados por engano e, além disso, reforça a liberdade de escolha do usuário ao pedir que ele mesmo clique no link de confirmação.

2.      Notified Opt-in:

Com este método, para confirmar o cadastro dos usuários, as empresas enviam um email de confirmação para os destinatários. Neste email a empresa avisa os usuários que a partir daquele momento, devido a um cadastro realizado em seu site, por terem aceitado, eles passarão a receber as mensagens desta empresa. É importante que este email de confirmação apresente ao usuário o tipo de mensagem que ele solicitou, a periodicidade com que receberá os emails e o mais importante de tudo, este email precisa deixar claro ao usuário que ele tem a opção de fazer o opt-out, ou seja, ter seu endereço excluído das listas daquela empresa a qualquer momento, bastando apenas clicar no link de ”descadastro”, presente em todas as mensagens enviadas.

3.      Existing Relationship:

Utilizado quando existe uma relação comercial entre a empresa e o usuário. O processo para relatar esse relacionamento pré-existente com o usuário dá-se por meio do envio de uma mensagem de notificação. Nesta mensagem devem ser apresentados os principais dados do usuário, informando que o endereço dele foi adicionado à sua lista a partir de uma autorização que ele mesmo o concedeu em determinado momento do passado. Esta autorização pode ter sido dada tanto por meios digitais, quanto pelo preenchimento de um formulário físico ou até mesmo por atendimento telefônico. É importante avisar ao usuário como ele passou a fazer parte dos da sua lista de contatos. Diferente do Double Opt-in, o Notified Opt-in e o Existing Relationship não requerem nenhuma ação confirmatória por parte do usuário, mas seja qual for a opção adotada por sua empresa, é muito importante a preocupação com o armazenamento das informações presentes nesses emails. O registro de data, hora, IP e endereço de email utilizados pelo usuário no momento do cadastro são se extrema importância para comprovar a autenticidade dos registros.

Por Bárbara Gengo, Analista de Comunicação da All In Mail

Ao inserir contatos em suas listas é preciso tomar diversos cuidados para se assegurar que os endereços cadastrados não se tratam de armadilhas e que são mesmo de pessoas que desejam receber seus conteúdos.

De todas as formas, a mais segura certamente é o Double Opt-in, processo onde para confirmar o cadastro e o desejo de receber suas mensagens o usuário recebe uma mensagem de ativação. Esta mensagem contém um link no qual, ao clicar, o usuário é redirecionado ao site para completar as últimas etapas do cadastro.

Um ótimo exemplo a ser seguido é o procedimento realizado pelo famoso jornal The New York Times. Ao iniciar o cadastro no site, o usuário precisa inserir seus dados para que o email de confirmação seja enviado ao destino correto. Caso o usuário, por algum motivo, não chegue a etapa de conclusão, a equipe do jornal envia um mensagem avisando que o cadastro não foi validado, dando ao usuário, através de um link presente nesse email, uma segunda oportunidade de escolha. Ao clicar nesse link o usuário pode pedir um novo email de confirmação que lhe dará a oportunidade de decidir se quer realmente integrar a lista de contatos do jornal.

As mensagens chegam aos usuários da seguinte maneira:

1ª  etapa – Aviso de que o cadastro não foi concluído:

2ª etapa – Conforme solicitado pelo usuário, é enviado um segundo email de confirmação, a partir do qual o usuário pode completar o cadastro:

Além desses cuidados, é fundamental que durante o processo de cadastro o sistema tenha a capacidade de registrar e armazenar os dados deste link de ativação presente nos emails de confirmação.

Mandar um “lembrete” de ativação para os usuários é uma forma de reforçar seu interesse em tê-los em sua base e manter um relacionamento ativo. Além disso, esta iniciativa garante que toda sua base de emails seja de emails realmente válidos.

Por Bárbara Gengo